Как правило, многие из нас сталкиваются с тем, что иногда требуется срочно и быстро отправить документы (отчеты), бандероли и другую корреспонденцию своим клиентам или коллегам, находящимся в своем или другом городе. Иногда такая необходимость возникает довольно часто. Тогда перед организацией встает вопрос: необходимость наёма на работу дополнительных сотрудников – курьеров, или сотрудничество с организацией, которая предоставляет такие услуги.
В первом случае это связано с постоянными дополнительными расходами на оплату труда сотрудника и оправдано тогда, когда отправка регулярна, в достаточном количестве и организована в одном городе.
Организаций предоставляющих услуги экспресс доставки в настоящее время много и чтобы не запутаться в них давайте их классифицируем.
Существует два основных типа организаций: транспортные компании и курьерские службы (компании). У курьерской службы, в отличие от транспортной компании специализация шире – кроме массовой перевозки грузов предоставляются услуги по перевозке почты, мелкой корреспонденции в городах.
Чтобы выбрать курьерскую службу необходимо выяснить:
- Потребности офиса или компании в необходимости курьерских или транспортных экспресс услуг. Рассмотреть всю последовательность передачи необходимой корреспонденции. То есть, необходимо выяснить каких целей Вы хотите достичь;
- Каким образом Срочная доставка из Шереметьево будет вписана в вашу логическую цепочку передачи данных и документов, и как эта цепочка и курьерская служба будут взаимодействовать. Далее рекомендуется определить общие и особенные требования, предъявляемые на рынке почтовых перевозок:
Общие требования к курьерской службе:
- Скорость и сроки доставки груза или корреспонденции;
- Средняя стоимость заказа услуг;
- Информационное сопровождение (ведение заказа менеджером, самостоятельный контроль на сайте состояния заказа, своевременное сообщение о успешном выполнении заказа);
- Возможность представителя курьерской службы оперативно забрать вашу корреспонденцию или груз;
- Возможность доставки «лично в руки»;
- Уровень риска неудачной доставки или невыполнение её сроков;
Особенные требования к курьерской службе:
- Географический охват возможностей экспресс доставки;
- Объем оказываемых услуг;
- Возможность ведения адресных рассылок корреспонденции или журналов;
- Гибкость системы цен и возможность скидок у курьерской службы;
- Внешний вид курьеров и их компетентность;
- Престижность курьерской службы и срок её работы на рынке;
К слову о сроках и скорости доставки следует сказать, что иногда наряду с возможностями компании предоставлять широкий географический охват в отдельных городах отсутствует срочная доставка. То есть, например, у многих лидеров рынка курьерских услуг отсутствует тариф по быстрой перевозке (в течении нескольких часов) писем, документов и грузов. Хотя этот аспект очень важен в таких мегаполисах, как Москва и Санкт-Петербург.
Также стоит сказать о таком понятии, как известный бренд. За известное имя, как мы знаем, чаще всего, надо переплачивать. И совершенно не обязательно сервис может быть во всем качественным. Иногда даже небольшая курьерская служба может дать фору крупной компании в качестве предоставляемых услуг.
Рекомендуется составить список курьерских служб, которые по всем параметрам подходят под Ваши требования и могут выполнить все Ваши заказы по курьерской доставке. Средства массовой информации сейчас постоянно пестрят различными предложениями такого плана: Интернет, различные телефонные или бизнес справочники, телевидение… Это все элементы рекламы и продвижения товара на рынок. Действительно качественный сервис можно определить только попробовав в деле курьеров выбранной курьерской службы. В этом плане имеет смысл воспользоваться советами коллег и друзей, которые уже пользуются какой-либо курьерской компанией с тем, чтобы не повторять ошибок по выбору некачественного сервиса.
Следующим вашим шагом на этом пути должны стать телефонные переговоры или встреча с представителем выбранной курьерской компании. Во время переговоров окончательно выяснятся особенности оказания услуг – Ваши требования и возможности курьерской службы. На этом этапе лучше не спешить с целью принятия оптимально правильного решения.
Какие-то рекомендации по выбору сервиса дать сложно, так как в условиях рынка курьерские службы постоянно совершенствуются, повышается общих уровень предоставляемых услуг, появляются молодые компании, которые успешно конкурируют с лидерами рынка. И совершенно ясно одно – некачественные сервисы просто не выдерживают конкуренции и уступают место более организованным и функциональным.